Do rąk własnych. Doręczanie pism z urzędu skarbowego

Nieodbieranie pism wysłanych przez urząd skarbowy nie pomoże rozwiązać problemów z płaceniem podatków, a zazwyczaj nawet nie odwlecze wyjaśnienia sprawy.

Jedną z zasad postępowania podatkowego  jest, że sprawy załatwiane są w formie pisemnej (art. 126 Ordynacji podatkowej), chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Oznacza to, że organy podatkowe zobowiązane są do doręczania wezwań i wydawanych decyzji oraz postanowień. Instytucja doręczenia ma ogromne znaczenie dla przebiegu postępowania podatkowego. Tylko właściwie dokonane doręczenie wywołuje skutki prawne i rozpoczyna bieg terminów procesowych. Ale uwaga: są sytuacje, w których pismo uważa się za doręczone, chociaż podatnik go nie otrzymał.

Kto może doręczyć?
Organ podatkowy doręcza pisma przez pocztę, poprzez swoich pracowników lub upoważnione osoby (art. 144). Dopuszcza się zatem (choć raczej tylko w wyjątkowych sytuacjach) doręczanie pism przez inne strony postępowania lub świadków w danej sprawie.

Do kogo powinno być adresowane?
Pismo doręcza się bezpośrednio stronie postępowania. W Ordynacji podatkowej przewidziano jednak odstępstwo od tej zasady: jeżeli podatnik działa przez przedstawiciela lub ustanowił pełnomocnika, to do nich właśnie należy kierować pisma. W takiej sytuacji doręczenie pisma podatnikowi powoduje jedynie, że jest on poinformowany o jego treści, ale bieg terminu do wniesienia odwołania rozpoczyna się od dnia doręczenia pisma pełnomocnikowi. Doręczenie pisma stronie, która ma pełnomocnika, jest prawnie bezskuteczne, czyli równoznaczne z niedoręczeniem pisma w ogóle.

Miejsce doręczenia
Podstawowym miejscem doręczania pism jest mieszkanie podatnika lub jego miejsce pracy. Pisma mogą być doręczane również w siedzibie organu podatkowego. W razie niemożności doręczenia pisma w miejscach wyżej wymienionych, a także w innych uzasadnionych wypadkach, doręcza się je w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie. W miejscu pracy podatnika pismo może odebrać także osoba upoważniona do odbioru korespondencji. Doręczyciel powinien jednak sprawdzić to upoważnienie. Wydaje się, iż potwierdzeniem takiego prawa może być na przykład posiadanie pieczęci osobistej adresata.

Jeśli adresata nie ma w domu...
Przepisy Ordynacji podatkowej przewidują możliwość doręczenia zastępczego, czyli przekazania pisma osobie nie będącej adresatem. Jeżeli zatem adresata nie ma w domu, pismo można doręczyć pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy.
Domownik – kto to taki?
Status domowników adresata mają mieszkający z nim w jednym mieszkaniu lub domu jego dorośli krewni i powinowaci, niezależnie od tego, czy równocześnie prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe. Osoby obce adresatowi nie są natomiast jego domownikami, nawet gdy mieszkają w tym samym mieszkaniu (na przykład jako lokatorzy lub sublokatorzy), chyba że zostały przez adresata włączone do wspólnoty domowej i prowadzą z nim (jego rodziną) wspólne gospodarstwo. W przeciwnym razie osoby takie uważa się za sąsiadów adresata.

Doręczenie zastępcze można uznać za dokonane prawidłowo, jeżeli zostaną spełnione łącznie następujące przesłanki:
- adresat mieszka w lokalu, choć w momencie doręczenia przesyłki jest tam nieobecny,
- pismo przyjmie za pokwitowaniem dorosły domownik, a jeśli takiego nie ma – to sąsiad lub dozorca domu,
- osoba odbierająca pismo zobowiąże się do jego oddania adresatowi,
- na drzwiach lokalu adresata doręczyciel zamieści zawiadomienie o doręczeniu zastępczym dokonanym do rąk innych osób niż domownicy (sąsiada lub dozorcy).
Za doręczenie zastępcze nie można uznać umieszczenia pisma lub wezwania w drzwiach zamkniętego mieszkania adresata. Doręczenie będzie nieskuteczne również wtedy, gdy zawiadomienie o przekazaniu pisma sąsiadowi listonosz zostawi w skrzynce pocztowej adresata, zamiast na drzwiach. Ważne jest, że pismo można zostawić pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy jedynie wtedy, gdy zadeklaruje on, że odda pismo adresatowi. Odmowa nie ma negatywnych skutków dla adresata, ponieważ osoby te nie mają obowiązku przyjęcia pisma. A co będzie, jeśli osoba przyjmująca pismo w zastępstwie nie przekaże go – celowo lub przez zapomnienie – adresatowi? Czy takie pismo zostanie uznane za doręczone? Otóż w pewnych okolicznościach można obalić domniemanie doręczenia pisma i zwolnić adresata od negatywnych skutków prawnych (przywrócić termin do dokonania określonej czynności prawnej, na przykład złożenia odwołania od decyzji). Musi on jednak udowodnić, że pismo nie zostało mu doręczone z przyczyn od niego niezależnych.

Wyjazd i przeprowadzka nie są usprawiedliwieniem
Jeżeli podatnik wyjeżdża za granicę na co najmniej sześć miesięcy, musi ustanowić pełnomocnika do spraw doręczeń i powiadomić o tym właściwy organ podatkowy. W razie niedopełnienia tego obowiązku pisma z urzędu wysłane pod krajowy adres podatnika uważa się za doręczone. W trakcie prowadzonego postępowania podatnik lub jego pełnomocnik mają obowiązek zawiadomić organ podatkowy o każdej zmianie swego adresu. W razie zaniedbania tego obowiązku pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem z wszelkimi wynikającymi z tego konsekwencjami (na przykład utratą terminu do wniesienia odwołania lub zażalenia na doręczoną decyzję bądź postanowienie).

Publiczne wezwanie do odbioru
W razie niemożności doręczenia bezpośredniego lub zastępczego organ podatkowy może publicznie wezwać adresata do odbioru pisma. Wezwanie takie publikuje się dwukrotnie w odstępach co najmniej siedmiodniowych w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim (wezwania takie ukazują się w Rzeczypospolitej). Po upływie siedmiu dni od dnia ogłoszenia drugiego wezwania doręczenie uznaje się za dokonane.
Publiczne wezwanie do odbioru uznawane jest za skuteczne doręczenie pisma nawet wtedy, gdy adresat nie miał możliwości zapoznania się z wezwaniem. Jeżeli organ podatkowy decyduje się na publiczne wezwanie do odbioru pisma, powinien mieć dowody potwierdzające niemożność doręczenia pisma w inny sposób. Koszty wezwania ogłoszonego w prasie obciążają podatnika. Ich wysokość organ podatkowy ustala w formie postanowienia. Podatnik, który uzna, że ogłoszenie w prasie nie było konieczne, ponieważ organ podatkowy mógł dostarczyć pismo w inny sposób, może złożyć odpowiednie zażalenie.

Doręczanie osobom prawnym
Osobom prawnym oraz jednostkom organizacyjnym nie mającym osobowości prawnej (na przykład spółkom cywilnym) pisma doręcza się w lokalu ich siedziby. Przepisy Ordynacji podatkowej nie precyzują, komu pismo w lokalu siedziby spółki może zostać doręczone. Uzasadniony wydaje się pogląd, iż uprawnionymi do odbioru pisma w lokalu siedziby adresata są osoby upoważnione do reprezentowania adresata w stosunkach zewnętrznych lub posiadające pełnomocnictwo do odbioru pism.

Obowiązki odbierającego
Odbierający pismo powinien potwierdzić doręczenie własnoręcznym podpisem i podać datę doręczenia. Należy pamiętać, iż musi to być własny podpis, a nie nazwisko adresata. Z pokwitowania powinno wyraźnie wynikać, kto odebrał pismo: adresat, jego żona czy sąsiad. Wszystko to ma istotne znaczenie, gdyż pokwitowanie pisma jest dowodem jego doręczenia, a data odbioru rozpoczyna bieg terminów procesowych. Jeżeli są wątpliwości co do faktycznej daty doręczenia pisma (bo na przykład odbierający pismo pomylił się), trzeba ją ustalić – na przykład sprawdzić rejestr dzienny doręczanych przesyłek poleconych w urzędzie pocztowym. Jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia (z powodu choroby) lub nie chce tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i podaje przyczynę braku jej podpisu.

Czy można odmówić przyjęcia?
Podatnicy czasami odmawiają przyjęcia pisma, licząc na przykład na przeciągnięcie postępowania podatkowego. Jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma przesłanego mu przez pocztę lub w inny sposób, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i podaniem daty odmowy. Pismo wraz z adnotacją włącza się do akt sprawy i uznaje, że zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia.
Podatnik odmawiający odbioru pisma organu podatkowego musi mieć świadomość, iż pozbawia się możliwości poznania jego zawartości, a pismo i tak wywołuje skutki prawne, na przykład bieg terminów procesowych.

Podstawa prawna: ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 z późn. zm.)

SŁOWNICZEK
Postępowanie podatkowe – procedura zmierzająca do wydania decyzji w sprawie wymiaru podatku.